Métricas de Produtividade

Não se pode acompanhar o que não se pode medir. Uma pequena adaptação da frase de Morris A. Cohen, professor da Wharton e co-diretor do Centro Fishman-Davidson de Gestão de Serviços e Operações.

Imagine um avião saindo da cidade A e se dirigindo para a cidade B. Como saber se está dentro do horário se não for possível medir a distância percorrida, restante e velocidade? Como assegurar que não vai bater em uma cadeia de montanhas no caminho sem medir a altura?

Um projeto é similar. Sem métricas apropriadas o risco de fracasso é muito grande. Mesmo um caso de sucesso provavelmente teria resultados melhores se acompanhado com boas métricas.

Gerenciar um projeto sem métricas adequadas é gerenciar no escuro. Mas como escolher as métricas adequadas a cada projeto?

Não há resposta fácil, mas qualquer métrica que tenha sido bem pensada para o projeto é melhor do que nenhuma.

Visto que o assunto deste artigo é produtividade, vou falar um pouco sobre motivação e comunicação, duas das principais peças para obter produtividade. Como comunicar de forma clara e objetiva para a equipe a produtividade esperada? Eu digo que para isso é necessário ter métricas (e metas associadas) de produtividade pessoais e de equipe. Além de comunicar a necessidade para a equipe, elas vão ajudar na motivação. Elas os ajudam a ver possibilidade de ultrapassar as metas acordadas e possibilitam ao gerente premiar este esforço, trazendo um reconhecimento para o trabalho da equipe e, conseqüentemente, aumento ou manutenção da motivação.

Certa vez utilizei em um projeto três métricas para os desenvolvedores: pontos de função/mês, percentual de tarefas cumpridas no prazo e percentual de erros por ponto de função desenvolvido no período. Estas métricas deram muito certo para o projeto, que era também pago por ponto de função desenvolvido. Basicamente elas representavam os três principais assuntos que eu cobrava muito da equipe: produtividade, compromisso com o prazo e compromisso com a qualidade.

A cada mês tinhamos uma reunião, onde eram apresentados gráficos com o histórico das métricas de cada membro da equipe e o consolidado de toda equipe. O mais produtivo, se estivesse acima da meta, recebia um prêmio simbólico: uma caixa de bombom. Se um ou mais componentes estavam com as métricas muito baixas, o mesmo dava sua opinião (se desejasse) sobre o resultado, e todos discutiam como resolver a questão.

Será que a métrica não era adequada, e por isso uma ou mais pessoas ficaram abaixo? Sim, isto aconteceu principalmente nos primeiros meses, e fomos ajustando até chegar ao que concluímos ideal.

Será que o método de auferir a métrica não estava adequado? Também aconteceu, e corrigimos.

Será que algumas pessoas não estavam registrando da maneira correta? Sim, também corrigimos isso.

Será que ponto de função não representava sempre o tamanho adequado? Sim, e por isso criamos um fator de ajuste de complexidade a mais.

Veja bem, foi um pouco complicado nos primeiros dois meses, mas logo a equipe ficou muito unida e percebeu que não havia punição ou perseguição pelas métricas baixas, apenas discussão construtiva para tentar aumentar a produtividade de todos até chegar na meta. E muito cuidado, se não for assim a reunião vai desmotivar a equipe. Deixe assuntos delicados para reuniões em particular com a pessoa, este tipo de reunião deve ter somente comentários construtivos e que possam ser discutidos em grupo sem constranger os membros.

Claro que em determinado momento começamos a encontrar problemas de produtividade. Ótimo! Isto é parte do objetivo. A pessoa está doente e por isso baixou a produção? Bom saber que é um problema temporário. A pessoa está sempre doente? Melhor ainda saber, talvez esteja na hora de pensar em programas de prevenção de acidentes e/ou doenças na empresa. A pessoa não tem perfil adequado para o que está desempenhando? Muito bem, talvez seja melhor tentar alocar ela em algo que faz melhor e achar outro colaborador com o perfil adequado. Seja como for, é preciso saber a razão da baixa produtividade e discutir de forma construtiva, sempre em favor do projeto, mas respeitando as pessoas.

O que quero dizer com tudo isso é que pode ser difícil criar métricas apropriadas, mas é necessário criá-las e ajustar até conseguir. Monte sua base histórica. Saiba que a produtividade de uma pessoa está baixa e discuta em particular como resolver. Descubra uma pessoa muito produtiva, e dê os parabéns em público. Envolva sua equipe na criação das métricas, acompanhe com eles os indicadores e peça sugestões sobre como criar ou melhorar as métricas para de fato representarem o projeto.

Crie uma periodicidade pré-definida para discutir os indicadores com todos. Um dos problemas que vejo é que mesmo as pessoas mais motivadas perdem o rumo se não tiverem dados objetivos para acompanhar. Isso sem contar que é praticamente impossível estimar prazos sem uma idéia do quanto a equipe é capaz de produzir. Se alguém te perguntar como está sem desempenho, nunca responda apenas "bom". Seja específico e objetivo, tenha métricas em mãos, e mostre o desempenho da pessoa em relação às metas estabelecidas.

Enfim, crie suas métricas de produtividade junto com a equipe. Acompanhe. Discuta. Cobre. Use a métrica. Se precisar, jogue fora e comece de novo, mas ache as métricas adequadas para seu projeto. Ache os indicadores que fazem a equipe vibrar e se esforçar para ultrapassar as metas estabelecidas. Pode ser complicado conseguir achá-las, mas certamente você verá um impacto muito positivo na produtividade. Quer uma dica? Seja S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound).